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▼Ｏｗｎｅｒ通信 |
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●社内ネットワークシステム構築、１９９９年を振り返って 目次 昨年１０月（１９９８年）から、当社社内ネットワークシステムが稼動し、一年余りが経過した。その前段として社内プロジェックを発足し、準備期間から構築・運用にまつわる詳細については、当社システム管理者がまとめている「電算導入のあゆみ」に克明に整理されている。何も分からない状態から出発し、様々な問題を如何に克服してきたかは、そちらを参考にして頂ければ幸いと思うのである。 そんなシステム構築を支えた管理者やプロジェクトの推進メンバーの視点とは別に、中小建設関連業のトップの立場で、このシステム構築後、一年を振り返り、トップの視点で思うことを整理してみようと考えたのである。 そう言いながらも、一番ネットワークにのめり込んでしまったこともあり、どんな風に整理出来るのか、ちょっと不安でもあるが、当分の間、資料を整理しながら掲載してみたいと思う。 ★第１章 社内ネットワークシステム整備プロジェクト計画立案の背景 同業他社の皆さんにとって、時代のキーワードとも言うべき、ネットワーク構築、とりわけ、インターネットやメール環境の整備は、簡単に理解できても、いざ自社へ構築するとなると、数々の不安や疑問点が付きまとう物ではないだろか。当然、私も同じであった。 「歳が若い経営トップの会社は、考えることが違うものだ」と良く評されたものであったが、別にそんな理由だけで、社内ネットワークを構築しょうと考えたわけではないのである。 この計画を思いついた時に、プロジェクトのメンバー用に整理した、構築にまつわる当時の私の考えはこんなものであった。 「将来迎えるであろう環境変化に対応するためには、業務における社員一人一人の生産性の向上が大きな鍵となる。また、当社の戦略ドメイン（事業領域）に見る、「地域密着型」をより一層追及するためには、社員個人個人がお客様一人一人を相手に個別対応する必要がある。 そのために、業務すべてにわたってマニュアル化することも必要ではあるが、個別に対応する概念をより現実化するために、個人の努力と、それを支援する新しいシステムが必要となると考える。 言い換えれば、いくら個人が一人で頑張っても組織としては機能しなものであり、個と個を密接に結び付けて成立する、新しい組織作りが必要であるということである。 それを実現するためのシステムとして、ネットワークを介したコンピュータの活用が絶対的に必要となるのである」 作成日は、昨年の７月である。 ★第２章 社内ネットワークシステム整備プロジェクト計画の概要 「計画策定の背景」で述べたとおり、建設関連業全般が迎えた環境の変化は、様々な分野で歪みを生じていた。とりわけ社会資本整備に対する国民の要望は、発注者からの指示に従い業務をこなせば良しとされて来た、測量設計業業界全体にとって、かなり厳しい状況となってきたことである。 中小を含め、比較的電子化が普及しているかのように思えた測量設計業ではあったが、旧態依然の方法に固守する技術者が、如何にその変化に対応するかが一番の課題であったと思う。 当然、当社でも同じであり、対応策として、こんなことを整理したのであった。 ●当社の対応 今思えば、当たり前すぎることではあったが、当たり前過ぎで対応が遅れたことを反省し、このプロジェクトの最終目的としたのであった。 しかし、これを目的としたものの、具体性に欠けるだろうと判断し、当社業務体系を見直し、明確な方向性を打ち出した訳である。 ●プロジェクトの方向性 その上で、これらを実現していく為の手段として、環境整備を行い活用していくものとし、以下が整備内容と決定されたのである。 ●プロジェクトの整備内容 単に整備内容だけを取り上げて見れば、電子化にまつわる環境整備と何ら変わりはないのかもしれない。 この点について、当社社員全員が理解したかは疑問であり、それを理解しなければ、高価なオモチャを預けたに過ぎないかもしれない。 何事も目的を達成するためには、現状を把握し効果的な対策を講じることが必要である。ネットワークシステムの構築に当たっても、素人ながらそんなことを考えて進めたことが、ポイントを絞って整備する上でも有効だったように感じている。 検討ステップとしては、 こんな手順で進めたのであった。ここで、実際、経営的な問題として、費用と効果との間で、かなり私自身、心が揺れ動いたのは確かである。よく耳にする、「整備しても、それに見合うだけの効果があるのか？」的な発想ではなかったものの、当社の実例に即して言えば、こんな問題があったのである。 ・情報系システムの見直しと再構築 簡単に言ってしまえば、システム構築に取り掛かる前に、既にマッキントッシュによる社内ＬＡＮが一応完成しており、当時、主要部署では、ほぼひとり一台の環境が出来上がっていたことである。 しかし、悲しいかな、、、その先進性が逆にあだとなり、データ互換性を考えた上では、この先適応していくことは難しいと判断したのである。個人的なマックに対する思い入れと、資産であるデータを断ち切り、ＤＯＳ/Ｖ機への移行は、社員の習得度や資金的な面でかなり不安要素であったことは間違いなかった。 また、現実的な問題として、システムが完成した時点で、社員の机の上には、マックとＷＩＮの二つのマシンがあり、かなり使い分けの点で混乱が生じ、結果として、古いマックはどんどん会社内から姿を消していってしまった。 ただ、一年前の時点でも、スペックがそれなりでも、かなり安価にＤＯＳ/Ｖが購入できたのは、非常に助かったことでもあった。 ・両系システムの統一化 測量設計業の場合、かなり早い時期から、業務への電算導入が図られている場合が多い。しかも、観測機械からのデータを受け取り、パソコン側で解析し、あるいはＣＡＤ編集を行い、製図機で出力する形態は、大抵の場合、整えられていた業種なのである。 が、しかし、その機種の多くが、生産系の独自ＯＳによる専用マシンであり、それとは別にＷＩＮマシンが情報系処理に若干導入されている場合が多かったことが、もっと問題を複雑化してしまう原因となったのである。 この問題の解決策には未だに納得していないが、専用マシンの独自ＯＳからＮＴ化へと改善が図られ、結局機種の入れ替えにより、何とかネットワーク化が可能となったのである。 たぶん、同様な悩みを持つ会社様が多いのではないかと想像するのである。結局、技術の進歩に淘汰されたと諦めるしかないのかもしれない。 ・通信ネットワークシステムの実現 この問題もなかなか厄介であった。何故ならば、当時、ネットワークを熟知した業者に差があり、構築に要する費用もバラバラ、その上、メンテナンスで非常に高額な金額を要求される程であった。 ちなみに、私が見積もりを取った例から、数例ご紹介しょう。 【Ａ社の場合】 【B社の場合】 結局、古くから当社に出入りしている会社に相談を持ちかけ､実験的な意味合いで構築を依頼することとした。当然、当社でも管理者を育成することを前提として、かなり格安（上記の金額の1/4〜1/5程度）で引き受けてもらった。 当然、通信回線も専用線としている。大抵、個人でダイアルアップでネットを使用した場合、プロバイダー料金と通信コストを入れても約１万円程度かかるものだと当時考えたからである。 この通信コストは、会社でのネット利用をかなり制限してしまうものであると考えた。使えと奨励しても、請求書を見て、あまり使うななとど言う羽目に陥るものであろうし、第一、そうなると社員がどんなサイトを見ているのかが、経営者の一番頭の痛い問題へと発展しなねないのである。 現在、当社では、１２８ｋで月額５万３千円の契約で専用線を使用している。社員一人約２千円弱の金額で、自由に使える環境となっているのである。まあ、専用線での最大の恩恵を受けているのは、何を隠そう、この私である。 前章「社内システムの現状と改善」が基本となり、昨年１１月始めに、メール環境が整備され、ついで１１月社内サイト、１２月社外サイトを開設し、ようやくネットワークシステムが稼動し始めたわけである。 【１】導入後の社員の意識について 「毎日パソコンに向かう習慣は出来上がった」 ・年代を問わず、朝出勤後の当たり前の社内風景となったようである。難しいことは出来るかは別としても、パソコンに向かう習慣を持つこと事体、なかなか出来ることではない。形から入る、、、これも一つのことを覚えるのには大切なことであると思うのであった。 ・メールチェックやサイトを見るとこは当然であるが、最近では、イントラネット上のグループウェアへの各人のスケジュール記入や、掲示板の利用等、その利用範囲は広がりつつある。その成果が現れたのか、業務への利用が日々多くなっていることで確かに感じることであった。 ・ちなみに、私宛の社内メールも、約１年間で１７００通を越え、一日平均約７通を数えるまでとなっている。しかし、その反面、、、、 「利用の度合いは個人差が激しい」 ・ことも事実である。たとえば、メール利用に関してなどは、自らメールチェックをする習慣が出来上がっても、メールを出すことやＭＬに登録する等、メールが届く工夫をしないものには、メールは届かないのである。当然ではあるが、その努力をしないうちに、諦めてしまうケースが多々あったようである。 ・サイトの閲覧にしても同様であり、ただひたすら趣味のサイト巡りも飽きるもので、適切に業務への情報利用の社内的な風土が絶対的に必要であると感じる。たとえば、こんな情報があるぞと、社員同士でサイトのＵＲＬを教えあうことなどは、簡単ではあるが効果があったように思う。 ・スタート時点での個人の意識の差が、現在、利用度合いの違いとして顕著に表れていることを感じるのである。社内というクローズされた場での意識の差は、数年前では考えられない程、差別化にも発展しかねない状況を呈するもので、底辺のレベルアップを如何に図るかが、今後の課題となっている。 【２】情報の共有化において 「ネット上の共有フォルダーの利用ルールが必要」 ・現在、社内イントラネット上には、共有データを整理保存するための、共有フォルダーがあり、誰でもその場所にアクセスが可能であり、再利用可能なデータを保存できる体制を整えている。闇雲にデータを作れば良いという発想から、共有化することで、無駄な時間を省くことができると考えたからだ。 ・が、しかし、そこにもこんな問題があった。最初はアップするデータも数少なく、それ程混乱するようなデータは存在しなかったのであるが、時間が経つに連れ、個人のＨＤＤのバックアップする場所と化してしまった。要するに、再利用することを勘違いし、分類も個人任せ、形式もバラバラ、これでは混乱するのは当たり前である。 ・この教訓から、共有すべきデータこそ、ルールを確実に設け、あるフォーマットに準拠した形でしか、共有ができない仕組み作りが必要であると感じるのである。とくに、画像データを大量に入れられることは、共有領域を極端に圧迫し、データのバックアップにも支障が出る結果を招いている。ただし、極端なルールも利用を制限してしまう可能性があり、柔軟な分類・再活用方法の確立が必要であると思うのである。 「ノウハウ蓄積が必要」 ・情報の共有は何も、業務で作成したデータだけではない。毎日、それぞれが体験する貴重な話も、業務の効率化には無くてはならない存在であるはずである。俗に言う、経験則を体系化することで、より多くの疑似体験を短時間にシュミレーションすることが可能となるのである。これらを整理する唯一のツールとしても、このネットワークシステムが有効に活用されるべきである。 ・グループウェアの積極的な活用が、この一つの方法であると思うのである。掲示板等に寄せられる数々の情報がデータベース化されることで、社員全員が貴重な情報提供者であると同時に、読者にも成り得る。 【３】社外との情報伝達について 「メールはかなりの割合で使えるようになった」 ・昨日の社員の意識でも述べたように、一年もメールをやれば、かなり上達したようである。最初の頃は、メールを出してもうまく返信が出来ないなど色々問題はあったものの、要は習うより慣れろなのだろう。今じゃ、他社の方々ともメールで情報交換するまでになったようである。詳しく調べた訳ではないが、私宛の報告メールから推測する限りでは、そう思うのである。 ・ただ、同業他社様のメール環境が整備されていない場合が多いようで、メールを出しても、なかなか返事が届かず、電話をかけて確認することもしばしばあるようである。また、そんな愚痴を耳にすることもあるが、「じゃ、自分自身に置き換えて考えなさい」と諭すこともあった。他人の振り見て我が振り直すということなのだろう、それ以来、返信は確実に出すようになった社員もいる。 ・メールと言っても、要するに、他人に自分自身の言いたいことを伝える行為そのものであり、メーラーの取り扱いよりも、他人に理解してもらえる文章が書けるかが、かなりの割合で重要となる社員もいたことも事実であった。 「データ共有に対する知識不足が目立つ」 ・情報伝達の上で、かなり便利な機能として、メールでの添付データがある。 ・送り手の状況にもよるが、添付データの互換性やプロバイダーの容量制限等知らなければ、かなりの確率でデータが読めない場合もある。 ・イントラネットの掲示板にも、たまに、必要とされる情報が掲載されのであるが、今後、社内ルールの確立や個人を対象とした社内講習会等を通じで、知識の向上を図ることが急務である。 【４】システム管理・その他について 「管理者への依存度が大きくなっている」 ・自社サーバーを運営している関係で、このシステムを構築と同時に社内でも管理者を養成し、日々システムの管理やＰＣのメンテなど細々としたことを担当する社員を選任した。一年もそんな仕事に従事すれば、かなり知識も増え、私個人もかなり管理に関しては依存するようになった。ただし、あくまでもシステム運営に関してであり、ＰＣそのものは、各人で管理すべきだと思っている。 ・が、しかし、実際は違うのである。システム管理者の作業報告を聞いて驚いたことがある。一日平均２時間程度は、社員のＰＣ絡みの問題の対応に追われているという事実である。内容と言えば、メーラーがうまく動かないとか、起動しないとか、初歩的な操作方法に関する事項が多いのが特徴のようである。。 ・私の認識不足であったこの事実。システム管理者がＰＣの何でも屋化し、本来の仕事に大きく影響を及ぼし、その上、社員が何でも任せてしまう体質は、リテラシーそのものの低下を招いている。 「今後のハード更新時の金銭面の負担が大きい」 ・このように当初予想していた問題以外のことが多くあるにしても、現在、当社の基幹システムとして、その存在は重要なものとなっていることは確かである。 ・その反面、ＯＳやソフトのバージョンアップの早さに、社内のＰＣがあとどれだけ対応可能なのかと考えると、ＰＣそのものの寿命が心配となる。また、少人数であるものの、ハードディスクひとつ、メモリーひとつ交換するにしても、その金額たるものかなりの額となる。そうなると、最新バージョンのソフトを簡単に入れ替えすることもままならないのである。 ・経営者として、システムの有益性と維持管理費用の間で、これからずっと頭を悩ませられることが最大の関心事であり、悩みの種でもあるのだ。 ★第５章 当社におけるＨＰ活動について タイトルは通信ではあるが、要は私の日記であり、他愛も無いことを書いているだけである。 本人が楽しんでやっていれば、それはそれで良いじゃないか、、、と言いたいところではあるが、そうとも言えない。 ・そもそものスタートは・・・・ 社員宛のメール「ＡＳＨ通信」がそもそもの始まりであった。内容と言えば、今日の一言、予定の確認、おしらせ等をメールマガジン風に毎日書いていた。 大した内容ではなかったが、１ヶ月近く経った頃、結構自己の記録として、また、貴重な知識データとして価値があるんじゃないかと思い始めたのである。 この頃から、内容も長文化し、日々の更新に苦労し始めた。その上、社外ＨＰもオープンし、興味はそちらに動き、空白の期間がしばしばあったのである。 ・社外ＨＰ「ＳａｙＣｈｅｅｓｅ」のオープン 何事にも熱し易く冷め易い性格が仇となり、社外ＨＰには、かなり夢中になったのである。今思えば、作ることに夢中になり、内容は、、、お恥ずかしいものであったものの、こうした行動がネット上での友人を増やして行くことになったのである。 そんな編集長である私自身の体験が、「社員全員の顔が見えるサイト運営をし、社員にも感じてもらたい」と言う発想に変えていったのかもしれない。 それで良いと思う。 「ギブ・アンド・テイク」まさに、これに尽きる。 ・私の格闘は続く・・・・ 日々文章を考える事は、容易なことではない。まして、誰が見ているのか分からない。下手なことを書けば、ご指摘もあるだろう。私の場合は、これの繰り返し。 ある時、、、ふっと思った。 日々書き続けることは、自分自身の気持ちの高揚が現れていることを。 苦しいこともあるだろう。それでも、やっぱり面白い。 以上で「社内ネットワークシステム構築、１９９９年を振り返って」終了。 |
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